Mensaje de recordatorio de cita: 10 plantillas para copiar (correo, SMS y WhatsApp)

Un recordatorio de cita bien escrito se lee en cinco segundos y deja claro qué, cuándo, dónde y qué hacer si no puedes ir. Uno mal escrito se parece a publicidad y se ignora. La diferencia está en muy pocas palabras.

Aquí tienes diez plantillas listas para copiar: de confirmación, de recordatorio, por correo, por SMS y por WhatsApp, y para varios tipos de negocio. Cambia lo que va entre corchetes y ajusta el tono al tuyo. Si quieres entender por qué funcionan (o por qué otros no), lo explicamos en recordatorios de cita: qué funciona y qué no.

Lo que tiene que decir cualquier recordatorio

Todas las plantillas siguen el mismo esquema, en este orden:

1. Quién: el nombre de tu negocio, como lo conoce el cliente.
2. Cuándo: día de la semana, fecha y hora. "Martes 14 a las 17:30" se entiende mejor que "14/10 17:30".
3. Qué y con quién: el servicio y, si sois varios, el profesional.
4. Dónde: la dirección, sobre todo si tienes más de un local.
5. Qué hacer si no puede venir: un enlace o un teléfono.

El quinto punto es el que más se olvida y el que más huecos te ahorra. Un cliente que sabe cómo avisar, avisa. Lo que sobra: promociones, el texto legal completo y tres líneas de saludo.

Cuándo mandar cada mensaje

• Confirmación: en el momento de reservar. Es la prueba de que la cita existe.
• Recordatorio principal: el día antes, a media tarde. Da tiempo a reorganizarse y a ti a ofrecer el hueco si se cancela.
• Recordatorio corto: una o dos horas antes, solo para citas a primera hora, reservas hechas con poca antelación o clientes que suelen olvidarse.

Dos mensajes por cita es lo razonable. A partir del tercero, el cliente empieza a ignorarlos todos.

Plantillas por correo electrónico

El correo admite más detalle y un enlace para gestionar la cita. Lo que más importa es el asunto: tiene que decir qué es y cuándo, para que no se confunda con publicidad.

Plantilla 1: confirmación de cita por correo

Asunto: Cita confirmada en [Negocio]: [martes 14 de octubre, 17:30]

Hola, [Nombre]. Tu cita está confirmada: [Servicio] con [Profesional], el [martes 14 de octubre] a las [17:30], en [Calle, número, ciudad]. Dura unos [45] minutos. Si necesitas cambiarla o cancelarla, puedes hacerlo aquí hasta [24] horas antes: [enlace]. Para cualquier duda, llámanos al [teléfono]. Hasta pronto, [Negocio].

Plantilla 2: recordatorio el día antes por correo

Asunto: Recordatorio: mañana a las [17:30] en [Negocio]

Hola, [Nombre]. Te recordamos tu cita de mañana, [martes 14], a las [17:30]: [Servicio] con [Profesional], en [dirección]. Si no puedes venir, avísanos aquí para que otra persona pueda aprovechar el hueco: [enlace]. ¡Te esperamos!

La frase "para que otra persona pueda aprovechar el hueco" funciona mejor que cualquier aviso de penalización: explica por qué importa avisar sin reñir a nadie.

Plantillas por SMS

El SMS se lee casi siempre, pero se paga por mensaje y el espacio es corto: 160 caracteres en el formato estándar. Algunas letras con tilde (como la á, la í o la ó) obligan a usar otra codificación en la que solo caben 70 caracteres por mensaje, y entonces un recordatorio se cobra como dos o tres. Si lo mandas por SMS, escribe corto y revisa cuántos mensajes ocupa en tu herramienta.

Plantilla 3: recordatorio por SMS

[Negocio]: te esperamos mañana mar 14 a las 17:30 para [corte]. Si no puedes venir, avisa en [enlace corto] o al [teléfono].

Plantilla 4: recordatorio corto, dos horas antes

[Negocio]: tu cita es hoy a las 17:30. Estamos en [calle y número]. Si llegas tarde o no puedes venir, llama al [teléfono].

Plantillas por WhatsApp

WhatsApp se lee mucho y permite un tono más cercano. Ten en cuenta cómo se manda:

• A mano desde WhatsApp Business: gratis, pero con veinte citas al día es una tarea más. Guarda las plantillas como respuestas rápidas para no escribirlas cada vez.
• De forma automática: hace falta la plataforma de empresas de Meta. Un mensaje que inicia el negocio fuera de las 24 horas siguientes a un mensaje del cliente tiene que ser una plantilla de las categorías que fija Meta, y esos mensajes tienen coste. Según la página de precios de WhatsApp para empresas (consultada en noviembre de 2026), desde el 1 de octubre de 2026 Meta también cobra los mensajes de tipo "utilidad" enviados en respuesta al cliente, que antes eran gratis.

Lo contamos con más calma en dar citas por WhatsApp: cuándo sirve y cuándo te come el día.

Plantilla 5: recordatorio por WhatsApp el día antes

¡Hola, [Nombre]! Te escribimos de [Negocio] para recordarte tu cita de mañana, [martes 14], a las [17:30] con [Profesional]. ¿Nos confirmas que vienes? Si no puedes, puedes cambiarla aquí: [enlace]. ¡Gracias!

Pedir que confirme tiene sentido solo si alguien va a leer las respuestas. Si nadie mira ese WhatsApp hasta el día siguiente, quita la pregunta y deja solo el enlace.

Plantilla 6: primera visita, con indicaciones

¡Hola, [Nombre]! Mañana a las [10:00] es tu primera visita en [Negocio]. Estamos en [dirección]; la entrada es por [indicación: portal, local, planta]. Si vienes en coche, [dónde aparcar]. Llega 5 minutos antes para que nos dé tiempo a conocerte. Si te surge algo, avísanos aquí: [enlace].

La primera visita es la que más se pierde: el cliente no conoce el sitio, no sabe aparcar o no encuentra el portal. Un mensaje que resuelve eso antes evita llegadas tarde y ausencias.

Plantillas por tipo de negocio

Plantilla 7: consulta sanitaria (fisioterapia, psicología, podología, nutrición)

[Centro]: le recordamos su cita del [martes 14] a las [17:30] en [dirección]. Si no puede acudir, avise en [enlace] o al [teléfono].

Fíjate en lo que no dice: ni el tratamiento, ni el motivo de la consulta, ni el nombre del terapeuta si eso ya revela la especialidad. En una consulta sanitaria conviene que el aviso dé la información mínima, porque el teléfono puede verlo otra persona. Lo explicamos en protección de datos al dar citas en una consulta. En psicología, además, hay pacientes que prefieren que el remitente sea solo el nombre del profesional y no el de la consulta: pregúntalo en la primera sesión.

Plantilla 8: clase de pilates o yoga con plazas

¡Hola, [Nombre]! Tienes plaza mañana, [martes 14], en [Reformer iniciación] a las [19:00], en [Estudio]. Si no puedes venir, libérala aquí antes de las [13:00] para que la aproveche alguien de la lista: [enlace].

En las clases de grupo el hueco que se pierde no es uno, es una plaza que otra persona estaba esperando. Decirlo ayuda a que se libere a tiempo. Más sobre esto en reservas de clases de pilates y yoga.

Plantilla 9: peluquería canina

¡Hola, [Nombre]! Mañana a las [10:30] esperamos a [nombre del perro] en [Negocio] para [baño y corte]. Recuerda traerlo después de un paseo para que venga tranquilo. Te avisaremos cuando esté listo para recogerlo. Si no podéis venir, avísanos aquí: [enlace].

Plantilla 10: cuando el cliente cancela

Hola, [Nombre]. Hemos cancelado tu cita del [martes 14] a las [17:30]. Gracias por avisar con tiempo. Cuando quieras volver, puedes reservar aquí: [enlace].

Un "gracias por avisar" refuerza justo lo que quieres que repita: avisar. Y el enlace convierte una cancelación en una cita para otro día.

Errores que hacen que se ignore un recordatorio

• Llegar a deshoras. Un recordatorio que entra a las once de la noche se lee como una molestia.
• Que no deje cancelar. Si el cliente no sabe cómo avisar, no avisa: simplemente no viene.
• Mandarlo desde un número o un correo que nadie mira. Si responde "no puedo ir" y nadie lo lee, el hueco se pierde igual.
• El tono de amenaza. "Las ausencias sin aviso se cobrarán" no hace venir a quien se iba a olvidar y molesta a quien viene siempre. Si tienes una política de cancelación, explícala al reservar, no en el recordatorio. Cómo escribirla, en política de cancelación de citas.
• Datos que no coinciden. Una dirección vieja o el nombre de un profesional que ya no está transmiten descuido. Revisa las plantillas cada vez que cambies algo del negocio.

Cómo lo hace Riservea

En Riservea no tienes que copiar estas plantillas a mano. Cada reserva manda un correo de confirmación al cliente con el día, la hora, el servicio y el profesional, y un recordatorio por correo el día antes. Desde el panel puedes añadir un aviso dos horas antes, una hora antes o los dos. Todo eso va incluido en la cuota de 50 € al mes + IVA, sin coste por mensaje.

Los correos llevan el enlace para gestionar la cita según tus reglas: tú decides si el cliente cancela directamente o te pide la cancelación, y con cuánta antelación.

Los recordatorios por SMS o WhatsApp no están incluidos en la cuota. Riservea manda la confirmación y el recordatorio por correo; si además quieres avisar por WhatsApp, puedes hacerlo a mano desde WhatsApp Business con las plantillas de arriba. Para ver cómo encaja todo, te preparamos tu web gratis y la pruebas reservando una cita tú mismo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que mandar el recordatorio de una cita?

El día antes, a media tarde, funciona para casi todos los negocios. Un segundo aviso una o dos horas antes ayuda en citas a primera hora o reservadas con poca antelación. Más de dos avisos por cita empiezan a molestar.

¿Qué es mejor para recordar una cita, WhatsApp, SMS o correo?

Cada uno tiene su sitio. El correo no cuesta nada por mensaje y admite un enlace para cancelar; el SMS se lee casi siempre pero se paga por mensaje; WhatsApp se lee mucho, pero mandarlo a mano lleva tiempo y automatizarlo tiene coste por mensaje. Muchos negocios combinan confirmación y recordatorio por correo con WhatsApp para las dudas.

¿Hay que pedir permiso al cliente para mandarle recordatorios?

Un recordatorio de una cita que el cliente ha pedido es parte del servicio, no publicidad. Aun así, usa el dato solo para eso, no metas promociones en el mismo mensaje y, en consultas sanitarias, da la información mínima.

¿Cómo escribo un mensaje de confirmación de cita?

Con los mismos cinco datos que el recordatorio: quién, cuándo, qué y con quién, dónde y cómo cambiarla. La plantilla 1 de este artículo sirve como base; añade la duración aproximada si el servicio es largo.